Eliminar el recibo de nómina: seguridad, ahorro y comodidad

La gestión de nóminas (del salario acordado con el trabajador en definitiva), junto con la selección de personal (la localización de talento), son probablemente los dos cometidos más importantes de un departamento de recursos humanos aunque, a menudo, al menos la nómina, sea a su vez de lo más tedioso y falto de creatividad.

Según un estudio elaborado por ITHcap (empresa perteneciente a EXEVI) el Grupo de Investigación de Dirección de Recursos Humanos de la Universidad Complutense de Madrid, sobre el grado de implantación de la tecnología en dichos departamentos, casi  una cuarta parte de las empresas encuestadas tienen externalizada la gestión de nóminas. El resto, en su mayoría, utiliza un software de nómina. De este estudio también se desprende, que más del 66% del total sigue utilizando el papel para su distribución entre los empleados.

El papel, más inconvenientes que ventajas

El uso del clásico recibo de nómina en papel  representa en pleno siglo XXI, no sólo un impacto medioambiental importante, sino también significativos problemas de seguridad y habitualmente la violación reiterada de las normativas de protección de datos. Además supone cuantiosas trabas logísticas para su almacenamiento y clasificación, molestias para los trabajadores y los responsables de RR.HH., así como elevados costes asociados.

La tecnología aporta alta eficiencia

En principio, no hace falta una gran inversión para quitarnos de encima los molestos kilos y kilos de papel que aún se utilizan, basta con un documento electrónico y el email. Sin embargo esta solución, que pudiera ser considerada como la panacea (solución implantada en el  17% de los encuestados, de acuerdo con el estudio antes mencionado), está lejos de ser el remedio definitivo, pues su seguridad  no es alta y es compleja y casi igual de tediosa que el papel para el equipo de recursos humanos.

Es por ello que cada vez más compañías están optando por soluciones de portal del empleado e intranet que, entre otras funcionalidades, facilita la distribución organizada y sostenible de las nóminas de los trabajadores. Ya sea en combinación con una aplicación corporativa o con el servicio externalizado que la supla, este tipo de soluciones apenas presentan impedimentos logísticos o técnicos, brindando sustanciosas ventajas con respecto a métodos más convencionales.

En pos de la seguridad, del ahorro y de la comodidad

Sin duda alguna, el aspecto más llamativo del uso de intranets y portales del empleado  para la entrega de nóminas, es su ahorro de costes. Tan solo es necesario que el empleado se identifique en la plataforma, que acceda al apartado personal protegido correspondiente y que, una vez allí, descargue los documentos que oportunamente han sido publicados por el software de nóminas o por el servicio externalizado. Con este proceso se elimina completamente el consumo de papel y de consumibles de impresión  y sobre todo, de tiempo de manipulado por todas las partes (y los paseos hasta RRHH a “recoger la nomina”).

Pero no queda ahí la cosa. Dado que el empleado accede en el sistema mediante un acceso seguro, todas las transacciones se hacen desde un canal protegido que garantiza la inviolabilidad de las mismas y el alineamiento con las leyes de protección de datos, como la LOPD. Evitar las multas de la Agencia Estatal, puede suponer también un gran ahorro de costes.

El sistema no sólo vale para el recibo de nóminas, sino también para otros documentos, como el Modelo 145. También disminuyen el plazo de creación, clasificación y envío, con lo que los empleados pueden disponer de las mismas en un menor plazo de tiempo, de manera cómoda y directa.

Por último destacar que, dado que los ficheros de nóminas se almacenan en la intranet o el portal del empleado, la perpetuación de los mismos se extiende casi hasta que se desee, al contrario de sus equivalentes en papel. De esta manera  resulta sumamente sencillo realizar un seguimiento de toda la trayectoria retributiva del trabajador, tanto a título personal, como a nivel ejecutivo. Esto es válido también para empresas que tengan la nómina externalizada, dado que el portal del empleado enlaza con el agente externo o es proporcionado por él.

 “Consumo cero” de papel en rrhh. ¿objetivo factible?

Recursos Humanos es uno de los departamentos que lógicamente más valor transmite a la empresa. Por eso, como colofón a este artículo, podríamos preguntarnos si sería posible empezar por RRHH a disminuir el consumo de papel, hasta su eliminación.

Podemos empezar por encuestas, certificados, comunicados, etc., e ir poco a poco a otros ámbitos. En nuestra mano está el conseguirlo, y la gestión de nóminas puede ser el primer paso.
Manuel Monterrubio
Director General de EXEVI

Foto de Flickr original de alf.melin